Wie Sie die Loyalty-Plattform wechseln, ohne Ihre Kunden zu verlieren
Die größte Sorge beim Wechsel des Kundenbindungsprogramms ist einfach: Verlieren meine Kunden, was sie gesammelt haben? Wenn der Umzug richtig gemacht wird, nein. Dieser Leitfaden erklärt, was übernommen wird, was nicht und in welcher Reihenfolge.
Was mit Ihren Kunden passiert
Kunden werden mit ihrer Hauptkennung übernommen, meist ihrer Mobilnummer, dazu Name und E-Mail, soweit vorhanden. Mit der Mobilnummer meldet sich der Kunde auf der neuen Plattform an, sie muss also korrekt und im internationalen Format sein.
Was mit Punkten und Stempeln passiert
Der aktuelle Stand jedes Kunden wird als Anfangsbestand auf die neue Plattform übernommen. Er macht dort weiter, wo er aufgehört hat. Hat das neue Programm andere Regeln (z. B. eine andere Prämienschwelle), vereinbaren Sie eine Umrechnung, damit niemand verliert.
Was mit der Historie passiert
Üblicherweise wird der Stand übernommen, nicht jede vergangene Transaktion. Bewahren Sie die alte Transaktionshistorie als exportierte Datei für Ihre Unterlagen auf. Hat Ihr Programm einen Punkteverfall, vereinbaren Sie, ab wann der Verfall für übernommene Stände zählt.
Einwilligung und DSGVO
Das Unternehmen ist für die Daten seiner Kunden verantwortlich. Bevor Sie Daten an einen neuen Anbieter übergeben, stellen Sie sicher, dass Sie eine Rechtsgrundlage für die Übermittlung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit dem neuen Anbieter haben. Auf der neuen Plattform müssen Kunden ihre Daten einsehen, exportieren und löschen können. Siehe DSGVO und Kundenbindungsprogramme.
Was Sie von Ihrem aktuellen Anbieter verlangen sollten
- Eine Datei (CSV oder Excel) mit Mobilnummer, Name, E-Mail und aktuellem Stand jedes Kunden.
- Die Transaktionshistorie, für Ihre Unterlagen.
- Die Programmregeln (Punkteverhältnis, Prämienschwelle, Verfall).
- Wann die alte Plattform abgeschaltet wird.
Der Umzug, Schritt für Schritt
- Exportieren Sie die Daten aus der alten Plattform.
- Bereinigen Sie sie: Duplikate, falsche Nummern, leere E-Mails.
- Testimport und Stichproben prüfen vor dem echten Import.
- Importieren Sie in die neue Plattform.
- Prüfen Sie: Vergleichen Sie Kunden- und Bestandssummen mit dem Export.
- Informieren Sie Ihre Kunden über die neue App und was sie tun müssen.
- Umstellung: Vergeben Sie im alten System ab dem Tag keine Punkte mehr, an dem das neue startet.
Mit Ihren Kunden sprechen
Eine einfache Nachricht genügt: „Unsere Kundenkarte ist jetzt digital. Ihr Punktestand wurde übernommen – melden Sie sich einfach mit Ihrer Mobilnummer an“. Sagen Sie klar, dass sie nichts verlieren. An der Kasse sollte das Personal die Änderung in einem Satz erklären können.
So funktioniert es mit 4Loyalty
4Loyalty unterstützt die Übernahme eines bestehenden Kundenstamms samt Punkte- oder Stempelständen. Unser Team übernimmt das, mit einer Vorlagendatei, die Sie aus dem Export Ihres bisherigen Anbieters ausfüllen, und einem Testimport vor dem echten. Kunden melden sich in der App mit ihrer Mobilnummer an und bestätigen mit einem SMS-Code; ihr Stand ist bereits da. Für Ketten siehe auch den Leitfaden für Filialketten. Kontaktieren Sie uns über die Seite für Unternehmen.